Tarkvara valik on üks olulisemiad otsuseid, mida ettevõte peab tegema, olgu see siis ERP või CRM või mõlema kooslus. Tarkvara ost on investeering vähemalt 5-ks aastaks ning juhid peavad seetõttu oma valikuid hoolikalt kaaluma, kas tehtud investeering ka tegelikku väärtust pakub.
Enne pakkumiste küsimist ja valiku tegemist on oluline, et ettevõte paneks paika selge loetelu nõuetest tulevasele tarkvarale, mida soovitakse ja milleks seda soovitakse.
Näiteks:
Nõue 1 – Kontoplaani koostamine.
a) Kasutaja peab saama kontoplaani ise muuta/täiendada.
Nõue 2 – Raamatupidamiskannete tegemine
a) kasutaja peab saama määratleda kas tegu on kassapõhise või tekkepõhise arvestusega
Nõue 3 – Liidesed pankadega
a) tarkvara peab võimaldama automaatset andmevahetust Swedpank ja SEB pank vahel.
Jne…
Selline nõuete loetelu on aluseks kogu juurutuse käekäigule. Kõik osapooled peavad üheselt mõistma millest räägitakse ning see tuleb ka kirja panna. Korralikult läbimeõldud nõuded saavad olema tarkvara valiku aluseks.
Ma ise olen veendunud, et nõuded peaks olema koostatud enne, kui tarkvara valikult tegema hakatakse, sest nii saab pakkujatele selgeks teha, mida ettevõte vajab ning pakkujaid saavad öelda, kas nende tarkvara seda võimaldab.
Hästi läbi mõeldud ja dokumenteeritud nõuded on kogu järgneva protsessi nurgakivi.
Siin saangi teile abiks olla. Ühises koostöös saan aidata nõuete läbimõtlemisel ja koostamisel. Väljundiks on dokument, mille alusel saab ettevõte hakata pakkumisi küsima ning tarkvara valikuid tegema.
Kui oleme nõuded paika saanud ja tarlvaraarendajate pakkumied on laual, saan abiks olla ka skoobi koostamisel.
Skoobi koostamine on protsess, mille käigus analüüsitakse, prioritiseeritakse ja dokumenteeritakse kogu projekti ulatus, st milliseid nõudeid, protsesse, ja toiminguid planeeritav juurutus endas hõlmab ning milline on oodatav tulemus.
Siinkohal ütlen ka seda, et kohe alguses on oluline määratleda mõõdik, mis ütleb meile projekti lõppedes, et oodatud tulemus on saavutatud.
Kuna skoop võib ka töö käigus muutuda ja nii sa üldjuhul ka läheb, siis võib ajas muutuda ka oodatav tulemus ja sellele vastav mõõdik. Oluline on silmas pidada, et ka iga muudatusega see osa skoobist defineeritud saab. Hoiduda tuleks ka kiusatusest koostada väga üldine skoop. Osapooled peaksid olema põhjalikud ja ausad oma vajaduste kirjeldamises nii on lihtsam eristada olulist ja veidi vähem olulisest ning ootustele on võimalik ka realistlikmat hinda juurde märkida.